Stress op het werk, hoe bespreek ik dat?

Makkelijk is het niet, maar een gesprek met een medewerker die dreigt kopje onder te gaan door stress is wel belangrijk. Hoe voer je als werkgever zo'n gesprek? NoordZaken-expert en burnout-coach Sandra Sanders geeft een handleiding.

Door Sandra Sanders

In mijn vorige blog was een van mijn tips: ga het gesprek aan als je bij een werknemer stress vermoedt. Veel werkgevers (of leidinggevenden) vinden dat lastig. Want stel dat er privé iets aan de hand is. Hoe reageer ik als de ander gaat huilen? Als leidinggevende heb ik er toch niets mee te maken.

Zorgplicht

Nee, maar je hebt wel te maken met het functioneren op de werkvloer van de werknemer en de invloed daarvan op collega's. Bovendien heb je een zorgplicht. Ziekteverzuim voorkomen is een zaak van werkgever en werknemer gezamenlijk. Daar hoort aandacht voor mogelijke problemen bij. Denk je dat er iets aan de hand is? Bespreek het onder vier ogen. Het boek Uit de brand, omgaan met mensen met burnout, van Arno van Dam kan behulpzaam zijn.

Kalmte

Voer zo'n gesprek in rust en kalmte, dus niet wanneer je net geïrriteerd bent over iets dat fout ging. Neem er de tijd voor en toets je vermoedens: 'Ik heb het idee dat je niet goed in je vel zit. Ik maak me daar zorgen over.' Vertel wat je ziet en illustreer dat met concrete voorbeelden. Vermijd verwijten. Als je meteen met verwijten komt, drijf je de ander in een hoek. Het gesprek leidt dan tot niets.

Voer zo'n gesprek in rust en kalmte, dus niet wanneer je net geïrriteerd bent over iets dat fout ging
Sandra Sanders

Erkennen

Vraag de medewerker of hij de voorbeelden herkent en wat eraan de hand is. Niet iedereen zal direct willen erkennen dat er iets speelt. Misschien antwoordt de ander dat het wel meevalt of dat hij gewoon aan vakantie toe is. Ga dan niet in discussie en val de ander niet aan. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor het serieus nemen van zijn problemen. Hij zal zelf met de klachten aan de gang moeten gaan.

Hulp

Bied wel je hulp aan. Staat de werknemer daar (nog) niet voor open, sluit het gesprek dan af. Laat weten dat je deur voor hem openstaat mocht hij alsnog je hulp willen. Houd de vinger aan de pols: maak ofwel direct een nieuwe afspraak of kom er later op terug.

Uitpraten

Herkent en erkent de medewerker wel wat je aankaart, kijk dan wat de klachten veroorzaakt. Sta open voor wat wordt gezegd, ook als kritiek over jou gaat. Ga dan niet in de verdediging. Zorg dat je concrete antwoorden krijgt. 'De werkdruk is te hoog' is te vaag. Vraag door en laat de medewerker uitpraten.

Privézaken

Vraag gerust naar privéomstandigheden maar laat de ander de keus daar iets over te zeggen. Ga vertrouwelijk om met wat de ander erover vertelt. Ook kun je vragen naar spanningsklachten – die zijn niet altijd zichtbaar - en of de medewerker steun uit zijn omgeving krijgt. Met dit type vragen toon je je betrokkenheid. Kaart eventueel ook aan dat de medewerker professionele hulp kan zoeken, bijvoorbeeld door naar de huisarts te gaan.

Vraag naar privéomstandigheden maar laat de ander de keus daar iets over te zeggen
Sandra Sanders

Afspraken

Als de problemen en oorzaken helder zijn, kijk dan samen naar oplossingen. Daar is zowel het bedrijf als de werknemer mee gediend. Vraag eerst wat de werknemer zelf als oplossingen ziet en wat hij allemaal al op dat vlak heeft ondernomen. Maak er afspraken over.

Extra pauze

Kijk ook wat het bedrijf kan doen in de zin van extra pauzes, een tijdelijke aanpassing van het takenpakket, flexibeler werktijden etcetera. Vergeet niet vervolgafspraken te maken en de voortgang te bewaken. Het gaat er tenslotte om dat de afspraken effect hebben: een beter functionerende werknemer die weer goed in zijn vel zit. Met een goed gesprek kom je al een heel eind.

Mijn tips voor een gesprek met een medewerker die gebukt gaat onder stress:

Tip 1: Voer het gesprek in ruste en kalmte, niet wanneer je geïrriteerd bent over iets
Tip 2: Kom niet met verwijten. Drijf de ander niet in de hoek. Luister.
Tip 3: De werknemer is zelf verantwoordelijk zijn problemen serieus te nemen en met de klachten aan de gang te gaan. Bied wel je hulp aan.
Tip 4: Kijk wat de klachten veroorzaakt. Sta open. Ga niet in de verdediging.
Tip 5: Vraag naar de privésituatie. Toon betrokkenheid, maar wees vertrouwelijk
Tip 6: Vraag eerst naar de oplossingen van de werknemer zelf. Vertel welke oplossingen het bedrijf biedt.

Sandra Sanders is coach en trainer. In haar praktijk helpt ze mensen met stress- en burn-outklachten.

Lees ook eerdere blogs van Sandra:

- Hoe krijg ik minder stress van mijn werk?
- Hoe komen al die mensen toch aan een burn-out

Meer over dit onderwerp:
Ondernemers Xpertblog economie GRONINGEN
Deel dit artikel:

Recent nieuws