'Een warm welkom voor iedere nieuwe medewerker'

Heb je een nieuwe kracht gevonden, dan heeft NoordZaken-expert en personeelsdeskundige Jorinde Kelder heeft nog wel een paar goede adviezen. Over een voorstelrondje en een bos bloemen bijvoorbeeld.

Mijn vorige blog ging over het maken van een keuze voor de allerbeste medewerker. Nog even de essentie. Vergeet de referenties, die zijn onbetrouwbaar. Check wel wat er op het internet is te vinden over de kandidaat. Dat geeft vaak een beter beeld. En benut het 'nachtje slapen' voordat je een keuze maakt.

Ik ervaar het altijd weer als een geluksmomentje wanneer de mondelinge deal is gesloten met de zorgvuldig geselecteerde nieuwe medewerker. Je kunt elkaar de hand schudden. Maar dan komt de papierwinkel op je af. Niet leuk, maar wel belangrijk voor beide partijen.

Wat komt er kijken bij het in diensttreden van een nieuwe medewerker? Het begint met een arbeidsovereenkomst. Hoewel het strikt genomen niet nodig is een arbeidscontract schriftelijk overeen te komen, is het wel aan te raden dat te doen. Heb je dat goed voor mekaar dan scheelt dat een boel gedoe, mocht de arbeidsrelatie niet lopen zoals je had verwacht.

In de arbeidsovereenkomst staan de afspraken tussen de organisatie en de medewerker. Wat daar zeker in moet staan zijn de volgende zaken:
- Naam van de werkgever
- Naam van de werknemer
- Functienaam
- Datum indiensttreding
- De locatie waar wordt gewerkt
- Het salaris
- De arbeidstijden
- Het aantal vakantiedagen

Spreek je een proeftijd af, dan moet die in tegenstelling tot de arbeidsovereenkomst wel altijd schriftelijk worden vastgelegd. De maximale proeftijd die je af kunt spreken is twee maanden. Daarvoor is het nodig dat er een arbeidsovereenkomst is van onbepaalde tijd.

Sluit je een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, dan kun je in het arbeidscontract alleen een proeftijd van een maand opnemen. Tijdens de proeftijd kunnen beide partijen zonder opgaaf van reden de arbeidsovereenkomst beëindigen.

Er zijn nog heel veel andere zaken die je op zou kunnen nemen in de arbeidsovereenkomst. Dat zijn vaak de secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan een pensioenregeling, opleidingsmogelijkheden of vergoeding woon-werkverkeer.

Leg van iedere medewerker een goed personeelsdossier aan. Daarin neem je ook alle correspondentie op die je met de medewerker hebt. Dit kan digitaal, wel zo praktisch.

Let er op dat niet iedereen zomaar inzage heeft in de personeelsdossiers. Houd de toegang beperkt tot jezelf of autoriseer een medewerker waarvan je weet dat die er juist mee omgaat.

Het beheer van de personeelsdossiers is het best op zijn plaats bij personeelszaken. Ontbreekt zo'n afdeling dan is de financiële administratie de eerstvolgende afdeling die ervoor in aanmerking komt. Beveiliging van de dossiers met een code is zeker een goed idee.

Vergeet niet de ondertekende arbeidsovereenkomst retour te vragen en (digitaal) te archiveren. Je zult er versteld van staan hoe vaak dat wordt nagelaten.

Ontbreekt dat document, dan is er formeel geen contract. Vraag ook kopieën op van alle relevante diploma's van de medewerker. Dit gaat ook in het personeelsdossier.

Iedereen die bij de organisatie werkt, moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Als werkgever ben je verplicht de identiteit van je werknemers te controleren. Het lijkt een overbodige actie, maar toch is het van belang.

Check daarom het originele identiteitsbewijs voordat de werknemer in dienst komt. Bewaar een kopie ervan in het dossier. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, is het niet nodig een nieuw kopie te maken.

Doe op de eerste werkdag een voorstelronde en zorg ervoor dat de nieuwe medewerker collega's leert kennen. Het nieuwe personeelslid moet zich thuis voelen. Daarvoor is het handig een introductiegids te hebben. Nieuwe medewerkers kunnen alles dan nog eens even doorlezen.

Suggesties voor in de introductiegids: werktijden, organogram, interne telefoonnummers en e-mailadressen en een handleiding van de systemen waarmee de nieuwe medewerker gaat werken.

Biedt de nieuwe kracht ook een aanspreekpunt voor de inwerkperiode. Dat kan een leidinggevende zijn maar ook een collega. En zorg op de eerste werkdag altijd voor een warm ontvangst, verwelkom je aanwinst met bijvoorbeeld een bos bloemen.