Verenigingen stoeien met privacywet: vrijwilligers komen handen tekort

Voetballers van WVV trappen een balletje.
Voetballers van WVV trappen een balletje. © Mario Miskovic / RTV Noord
Bedrijven, scholen en verenigingen: iedereen moet vanaf 25 mei voldoen aan de nieuwe privacywet (AVG). RTV Noord besteedt er een serie aan. Vandaag: hebben verenigingen genoeg tijd en mankracht om aan de eisen te voldoen?
De reacties zijn eensgezind bij het noemen van de nieuwe privacywet (AVG). Een diepe zucht, gevolgd door een stilte. Een nerveus lachje en nog een zucht. 'We gaan niet burgerlijk ongehoorzaam zijn, maar dat we zeggen dat we klaar zijn? Nee', zegt voorzitter Annet de Rooy van voetbalvereniging WVV 1896 uit Winschoten.
'We zitten in de oriënterende fase. We weten dat we aan de late kant zijn, maar we weten ook dat een aantal clubs nog niks heeft gedaan.'

Stappenplan vanuit de bonden

De meeste bonden hebben een stappenplan om de aangesloten verenigingen door de AVG te loodsen. Daar staat bijvoorbeeld op wat clubs moeten doen met het beschermen van ledeninformatie, hoelang persoonsinformatie bewaard mag blijven en wat er geregeld moet worden voor foto's van leden. Ook de KNVB heeft zo'n plan. Naar schatting van de voetbalbond maakt de helft van de voetbalclubs in Groningen gebruik van het plan.

Alsnog veel werk

WVV, met 730 leden een van de grootste voetbalclubs in onze provincie, maakt ook gebruik van het stappenplan. 'Maar ook dan is het nog heel veel werk', zegt De Rooy. 'We zullen het zeker regelen, maar ik kan niet garanderen dat we het 26 mei allemaal in kannen en kruiken hebben.' De KNVB is optimistischer gestemd en zegt erop te vertrouwen dat de meeste verenigingen eind mei 'AVG-proof' zijn.
Wie verzekert mij dat als ik mijn zaakjes goed op orde hebt iemand anders niet zomaar wat doorbrieft of doorstuurt?
Annet de Rooy - Voorzitter WVV 1896
'Het is veel ingewikkelder dan alleen maar toestemming geven voor het plaatsen van een foto op de website. Het gaat juist veel verder, omdat het ook gaat hoe om te gaan met persoonsgegevens. Ook al zou je dit allemaal goed regelen, dan nog heb je nooit honderd procent garantie dat er niets mee gebeurt.'
'Wie verzekert mij dat als ik mijn zaakjes goed op orde hebt iemand anders niet zomaar wat doorbrieft of doorstuurt?', vraagt De Rooy zich af. 'Dan ben je secundair alsnog in de aap gelogeerd.'

Druk op vrijwilligers

Toeleveranciers en bedrijven hebben volgens de voorzitter iemand in dienst die zich volledig kan verdiepen in de privacywet. Dat ligt anders bij verenigingen die veelal draaien op vrijwilligers. 'Ik moet ook eerlijk zeggen dat het op korte termijn wordt gevraagd. Pas sinds een aantal maanden is het bij de bonden in Nederland aan de orde. 'Ho, verhip, we moeten er iets mee'.'
'Dit is een van de drukste periodes van het jaar waarin je bezig met de voorbereiding op het nieuwe seizoen met de jeugdindelingen. En de competitie is nog niet eens voorbij', noemt De Rooy de voornaamste redenen dat de privacywet geen topprioriteit heeft.
De zucht die anderen ook slaken, daar kan ik me heel veel bij voorstellen
Annet de Rooy - Voorzitter WVV 1896
'De nacompetitie en toernooien komen er ook nog aan. Dan komt dit er ook nog bij. Ik vind het wel wat veel allemaal. De zucht die anderen ook slaken, daar kan ik me heel veel bij voorstellen.'

Omgekeerde bewijslast

Niet ver van de Winschoter voetbalvereniging kiest Gymnastiek Vereniging BATO voor een 'omgekeerde' bewijslast in de aanloop naar de nieuwe privacywet. 'We hebben gevraagd dat mensen die niet willen dat hun foto's of die van hun kinderen worden verspreid op social media, ons daar een mailtje over moeten sturen. Als ze niet reageren, dan gaan we ervan uit dat ze geen bezwaar tegen hebben', zegt voorzitter Charlotte Musch.
Dit zijn extra inspanningen die worden opgelegd waar je eigenlijk te weinig tijd voor hebt
Charlotte Musch - Voorzitter GV BATO
Voor de vereniging met 270 leden is het een moetje om alles op orde te krijgen. 'Je probeert als vereniging je hoofd boven water te houden. Dit zijn extra inspanningen die worden opgelegd waar je eigenlijk te weinig tijd voor hebt. Maar het moet, ja.'

Bezwaar van ouders

De mail richting de leden leverde meteen respons op. Enkele ouders maakten bezwaar tegen het publiceren van foto's van hun kinderen op social media en de website. 'Voor ons als vrijwilligers is het extra werk, maar ze hebben er recht op. Ik begrijp dat.'
Ruim twintig minuten noordelijker houdt de wet ook Reini Kuilema bezig. Kuilema is al jarenlang voorzitter van Postduivenvereniging De Eemsvliegers in Farmsum. 'Ik heb het aangekaart bij een vergadering en gezegd: jongens, we zitten straks met die privacywetgeving. Daar moeten we wel wat voor doen.'
Ik wil van iedereen een handtekening dat ze akkoord gaan dat wij af en toe iets plaatsen
Reini Kuilema - Voorzitter Postduivenvereniging De Eemsvliegers
Hij maakte een ledenlijst aan en is bezig met een overzicht van wie toegang heeft tot persoonsgegevens en wie niet. Laatste stap voor Kuilema is een krabbel van de 27 leden. 'Ik wilvan iedereen een handtekening dat ze akkoord gaan dat wij af en toe iets plaatsen.'
'Je ziet niet iedere liefhebber elke week op de vereniging. Ik ga niet bij de mensen langs. Als ze bij mij op de vereniging komen, leg ik die lijst voor met de vraag: 'Wil je die tekenen zodat het geen problemen oplevert?' Daar blijft het bij. Dan denk ik dat ik het als bestuurder aan deze regelgeving heb voldaan.'
Deze week staan we uitgebreid stil bij wat de privacywet betekent voor verenigingen, bedrijven en scholen. Wat zijn de uitdagingen en de oplossingen voor hen?

Onze artikelen over de privacywet: