Strop dreigt voor congresstad Groningen door coronavirus

Het voorjaar is de tijd van congressen en beurzen. Maar organisatoren betwijfelen of het verstandig is die door te laten gaan of ze staan op het punt de bijeenkomst af te blazen.

Willem de Kok, directeur van evenementencentrum MartiniPlaza, ziet de bui al hangen: 'Ik maak me wel zorgen, ja. Ik ben de hele dag in overleg met allerlei partijen. Het is zeer onzeker allemaal. We volgen de berichten op de voet. Als het RIVM of de Veiligheidsregio besluit dit soort bijeenkomsten te verbieden, dan hebben we ons daar aan te houden.'

Een congres wordt ver van tevoren gepland. De Kok: 'Gemiddeld twee jaar, maar soms ook wel vijf jaar. In de contracten die wij sluiten, staat een clausule dat wij na een bepaalde datum sowieso betaald moeten worden; of het congres nu doorgaat of niet. Maar ook wij lijden schade, zoals misgelopen horeca-omzet.'

Een congres 'even' over de zomer heen tillen gaat niet zomaar, legt De Kok uit. 'Er moet wel ruimte zijn in het najaar, want dan staan er weer andere bijeenkomsten op de agenda.'

Naast diverse beurzen en sportwedstrijden staan er tot aan de zomer zes congressen op de agenda van MartiniPlaza. Zoals het jaarcongres van het Nederlands Oogheelkundig Gezelschap. Daar worden 1500 tot 1800 congresgangers verwacht.

De conferentie staat gepland voor 1 tot en met 3 april. Maar de kans is groot dat die wordt uitgesteld. De organisatie hakt deze week de knoop door.

Mocht het congres wel doorgaan op de geplande data, dan zijn er in elk geval geen oogheelkundigen van het UMCG bij. Het ziekenhuis heeft medewerkers dringend verzocht vergaderingen, publieksbijeenkomsten en congressen voorlopig te mijden.

'Het legt een grote druk op de organisatie', zegt Marja Doedens. Zij regelt het regionale congresdeel van Nederland Digitaal, waarvan de congresorganisatie in handen is van een aantal ministeries. 'We dachten dat we het onderwerp iedere dag wel even konden aftikken. Maar we zijn er veel meer mee bezig. Het kost ons veel tijd.'

Tijd die opgaat aan het onderhouden van contacten met het RIVM en de GGD. Om te overleggen vooral over maatregelen die de congresgangers coronavrij kunnen houden.

'Het scenario van niet doorgaan ligt nog niet op tafel', verklaart Doedens. 'Er ligt eigenlijk geen enkel scenario. De situatie is zo grillig. Alles wat we nu doen aan scenarioplanning is zonde van de energie. Er ligt een groot kritisch punt. Doet zich dat voor, dan zullen we schakelen. Daar bereiden we ons zo goed mogelijk op voor.'

Aan een inschatting waagt Doedens zich liever niet. 'Dan doe ik mee aan stemming maken. Je moet nu het hoofd koel en de handen schoon houden.'

Ook de organisatie van het landelijke congresdeel van Nederland Digitaal laat weten het nieuws over het coronavirus op de voet te volgen, maar nog geen reden te zien de plannen te wijzigen.

Eind maart is Main Industry in MartiniPlaza, een vakbeurs voor onderhouds- en industriebedrijven waar zo'n 3.500 bezoekers worden verwacht. 'Het is een dubbeltje dat naar links of rechts kan vallen', zegt eventmanager Marijke Tiehuis. 'We onderhouden dagelijks contact met MartiniPlaza. In het achterhoofd hebben we een plan B. We kunnen het evenement eventueel verplaatsen.'

Afzeggingen heeft Main Industry al wel gehad. Twee grote bedrijven uit de VS komen in elk geval niet als standhouder. Tiehuis: 'We krijgen telefoontjes, zeker zijn er angstige ondernemers. We richten ons op de levensmiddelenindustrie en bedrijven in die sector liggen als eerste plat. Ze doen er alles aan om de ziekte niet in huis te halen.'

Bij het Groningen Congres Bureau, dat namens het UMCG, de Rijksuniversiteit Groningen en de Hanzehogeschool congresorganisaties helpt bij het regelen van hotelovernachtingen, vervoer van deelnemers en andere zaken, houden ze rekening met annuleringen.

'Dan zullen we verplaatsing naar een ander moment proberen te regelen. Maar wanneer een afzegging laat komt, dan zijn hotelkamers al betaald en moet er wel afgerekend worden.'   

Zolang de autoriteiten geen 'code rood' hebben afgekondigd, is het aan organisatoren om zelf een knoop door te hakken.