Organisatie Promotiedagen gaat ook digitaal voor de onverwachte ontmoeting

De Promotiedagen toen er nog geen corona was
De Promotiedagen toen er nog geen corona was © Promotiedagen voor het bedrijfsleven Noord-Nederland
Die onverwachte ontmoeting dat is iets kenmerkends voor de Promotiedagen, maar dat kan dit jaar niet fysiek. Toch doet de organisatie van de contactdagen voor het bedrijfsleven er alles aan om de bezoeker ook online het onverwachte te laten meemaken.
Normaal komen zo’n 20.000 bezoekers op het evenement af. Dit jaar blijft MartiniPlaza leeg en wordt de 34e editie digitaal georganiseerd.
PromotiedagenLIVE vindt dinsdagmiddag (12.00 - 16.30 uur) plaats. Bezoekers kunnen een keuze maken uit ruim dertig centrale thema's, presentaties, interviews ronde tafelgesprekken en talkshows. Voor de digitale beursvloer hebben zich vijftig bedrijven en organisaties aangemeld. Tot nu toe hebben ruim twaalfhonderd bezoekers zich geregistreerd.

Accepteren

Organisator Michel Elzinga heeft met zijn medewerkers de afgelopen maanden veel tijd en energie gestoken in het neerzetten van een online evenement. ‘Het was natuurlijk schrikken in het begin dat wat we al jaren doen niet door kon gaan. Dat hebben we geaccepteerd om vervolgens te kijken naar wat kan wel.’
Toch iets fysieks organiseren was te risicovol en de enige zekerheid was iets digitaals. ‘Ik organiseer al mijn hele leven. We willen leuke dingen neerzetten. Het is nu verre van ideaal, maar we hebben onze creativiteit ingezet om te leren. Het resultaat is ernaar. Het aantal aanmeldingen stemt tevreden. Ik heb gewoon promotiedagenkriebels. Dat is wel leuk.’
Die toevallige ontmoeting is echt belangrijk. Deze ervaring is een belangrijke voorwaarde voor online
Michel Elzinga, organisator Promotiedagen

In verbinding brengen

Niet organiseren was geen optie. ‘Ons uitgangspunt is om bedrijven met elkaar in verbinding te brengen. Dat willen we online ook doen. De afgelopen periode hebben we veel geleerd en ik ben eigenlijk steeds enthousiaster geworden. Dat hopen we over te brengen bij iedereen.’
Volgens Elzinga bestaan de Promotiedagen normaal uit een inhoudelijk programma, stands om te bezoeken en afspraken te maken plus de toevallige ontmoeting. ‘Die toevallige ontmoeting is echt belangrijk. Deze ervaring is een belangrijke voorwaarde voor online.’

Digitaal netwerken

Daarvoor is de zogeheten netwerkcarrousel bedacht. Deze carrousel gaat dinsdagmiddag een aantal keren draaien. ‘Je zit thuis klaar voor je beeldscherm en iedereen die ingelogd is zit in een soort grabbelton. Je wordt willekeurig aan iemand gekoppeld. Na vier minuten gaat de carrousel weer draaien. Zo ontmoet je in een half uur tijd acht mensen.’
Er zijn bijvoorbeeld voor businessclubleden van Donar en FC Groningen of specifieke netwerkclubs aparte carrousels. Meedoen is zo toegankelijk mogelijk gemaakt. ‘Je logt in, zet je camera en microfoon aan en daarna gaat alles vanzelf. De bezoekers zullen zeggen: Goh, kan dat ook allemaal.’

Het begint in de lobby

Iedereen komt binnen in de lobby om van daaruit keuzes te maken. ‘Er zijn vijftig virtuele stands en we draaien in vierenhalf uur 32 live-sessies. Ik voel me net John de Mol haha.’ Op de beursvloer kunnen bezoekers filmpjes bekijken, bestanden downloaden en chatten met iemand van de virtuele stand.
Achter de schermen spelen de coronamaatregelen een rol. ‘Alles vindt plaats in de studio’s van My Facilities in Groningen en daar moeten de sprekers en gasten goed gescheiden van elkaar gehouden worden. Daar hebben we een plan voor gemaakt en binnen de regels is het goed te doen.’
Het belangrijkste voor nu is dat we mensen een positief gevoel willen geven en laten zien wat wél kan in coronatijd
Michel Elzinga over het waarom van online organiseren

Buffer

Zakelijk gezien moet Elzinga wel een veer laten. ‘Ja je moet accepteren dat je geen geld verdient. Het is investeren in de toekomst. De organisatiekosten halen we er met het inschrijfgeld van de deelnemers wel uit, maar onze eigen kosten rekenen we maar even niet mee. Gelukkig hebben we in de loop der jaren een buffer opgebouwd en die spreken we nu aan.’

Positief gevoel

Elzinga en zijn mensen hopen uiteraard op een ontwikkeling dat fysiek organiseren weer mogelijk wordt. ‘Misschien gaan we in 2021 wel hybride worden met zowel een fysiek als online programma. Het belangrijkste voor nu is dat we mensen een positief gevoel willen geven en laten zien wat wél kan in coronatijd.’