Het Hogeland moet aan de slag na Tirrel-debacle: 'We hebben fouten gemaakt'
2 juni 2021, 07:30 • 7 minuten leestijd
De gemeente Het Hogeland heeft heel wat te verbeteren als het gaat om grote projecten. Dat is de conclusie van onderzoeksbureau Ecorys over de bouw van multifunctionele accommodatie de Tirrel in Winsum. De bouw van het gebouw viel veel duurder uit dan begroot.
Meer risicoanalyse, beter overleg met de gemeenteraad, goede projectleiders en een heldere rolverdeling voor wethouders. Dat zijn enkele conclusies uit het onderzoek.
Waarom onderzoek?
Er is veel te doen geweest over de bouw van de Tirrel. Het nieuwe multifunctionele centrum kostte 8,2 miljoen euro meer dan begroot. Wethouder Harmannus Blok (ChristenUnie) lag onder vuur omdat hij op cruciale momenten de gemeenteraad niet goed informeerde. In september stapte hij op.
Er is veel te doen geweest over de bouw van de Tirrel. Het nieuwe multifunctionele centrum kostte 8,2 miljoen euro meer dan begroot. Wethouder Harmannus Blok (ChristenUnie) lag onder vuur omdat hij op cruciale momenten de gemeenteraad niet goed informeerde. In september stapte hij op.
Een meerderheid van de raad besloot na excuses van het college akkoord te gaan met de extra miljoenen. Omdat ze de scholen en het verzorgingstehuis die een plek krijgen in de Tirrel een goed nieuw gebouw gunde.
De raad eiste wel een onderzoek naar de gang van zaken. Onderzoeksbureau Ecorys kreeg twee opdrachten mee: Het eerste onderzoek gaat over de informatievoorziening vanuit het college aan de gemeenteraad. Het tweede gaat over de interne beslissingsprocessen en hoe die zijn gelopen.
Niet altijd goed geïnformeerd
Voor het onderzoek heeft Ecorys documenten bestudeerd en zijn er interviews met betrokkenen gehouden. Daaruit blijkt dat op cruciale momenten, tijdens de diverse ontwerpfases van het gebouw, het college niet goed is geïnformeerd over oplopende bouwkosten. Met als gevolg dat de raad ook niet goed werd geïnformeerd.
Dit bleek ook al uit een eerdere verantwoording van het college richting de raad en een analyse van RTV Noord in oktober vorig jaar.
Ik heb de collegeleden altijd op de juiste momenten geïnformeerd.
'Laat ik vooropstellen dat er is vastgesteld dat er ook heel veel zaken wel goed gegaan zijn', zegt wethouder Kristel Rutgers (CDA) als reactie op de conclusies van het onderzoek. Zij is momenteel de verantwoordelijk wethouder. 'We hebben met heel veel verschillende partners, zoals scholen en verpleeghuis De Twaalf Hoven voortvarend toegewerkt naar een gebouw met een visie waarin ouderen en kinderen samenkomen. Dat is lovenswaardig.'
'De Tirrel heeft een rugzak gekregen waar niemand blij mee is. Het plan heeft een smet opgelopen en dat komt omdat de risico’s en kosten niet goed in beeld waren. Ook de informatie verstrekking verliep onjuist', aldus Rutgers.
Foute momenten
In 2018 bleek na het maken van het definitief ontwerp dat de projectleider informatie over de exacte oplopende kosten niet goed heeft gedeeld met het college. Dit gebeurde in de gemeente Winsum, voordat de fusie tot Het Hogeland een feit was. Wel kwam een vermoeden van oplopende kosten in de vorm van een winstwaarschuwing ter sprake. Daar is niks mee gedaan.
'De projectleider was te solistisch bezig en niet heel scheutig met het delen van informatie. Het is makkelijk om één persoon de schuld te geven, maar als wethouder was ik verantwoordelijk. Dat trek ik mezelf aan. Ik had naar meer informatie moeten vragen', zegt Blok. Volgens hem was het een groot project in een kleine organisatie zoals die in Winsum.
Het belangrijkste is dat we hier lessen uit leren voor de toekomst
Ook wethouder Rutgers wil de schuld niet afschuiven: 'Wij zijn bestuurlijk verantwoordelijk als college. Wij hebben fouten gemaakt en daarvoor hebben we vorig jaar ook al excuses gemaakt.'
Inmiddels is er een nieuwe projectleider aangesteld, maar dat heeft volgens Rutgers vooral te maken met de huidige fase van het project. Er wordt momenteel druk gebouwd aan de Tirrel. 'De fase waarin het project zit vraagt om een ander type projectleider.'
Betere sturing van projecten
Het onderzoeksbureau stelt naar aanleiding van het project de Tirrel voor dat de rol van wethouders bij projecten duidelijker wordt. Die moeten nauwe contacten onderhouden met de projectleiders die volgens Ecorys beter aangesteld moeten worden. Procesbegeleiders mogen niet het werk van de projectleider doen.
'Ik zat in een positieve flow omdat we het gebouw graag wilden realiseren. Ik zat te dicht op het project en had te weinig afstand. Daardoor waren we minder kritisch', zegt Blok, die zich naar eigen zeggen soms meer projectleider dan wethouder voelde. Volgens hem is het na zijn vertrek beter geregeld doordat er een breder projectteam om de wethouder zit waar mensen ook meer de situatie van een afstand kunnen beoordelen.
Maar ook het college van de gemeente Het Hogeland ging de fout in. Op één moment zou toenmalig wethouder Blok zijn mede-collegeleden niet goed geïnformeerd hebben. Na het technisch ontwerp en het inventariseren van de benodigde bouwmaterialen bleek dat het gebouw duurder was dan begroot. Deze informatie zou door Blok niet goed gedeeld zijn met het college.
'Onjuist'
Blok herkent zich niet in deze bevinding. 'Ik heb de collegeleden altijd op de juiste momenten geïnformeerd. Dat heb ik ook vermeld tijdens de interviews met de onderzoekers. Ik weet niet beter dan dat het college op zeker twee momenten middels een presentatie is bijgepraat over het project. Tien tot vijftien procent kostenstijging is steeds genoemd.'
Als betrokkene is Blok nog niet geïnformeerd over de uitkomsten van het onderzoek.
Wethouder Rutgers wil niet ingaan op de gemaakte fout: 'Het onderzoeksbureau heeft dit vastgesteld. Een aantal zaken hebben de collegetafel niet bereikt. Harmannus Blok was portefeuillehouder maar als geheel college waren we verantwoordelijk. Ik wil niet op individuele fouten ingaan, want voor ons is belangrijker om hier lessen uit te trekken en te voorkomen dat dit weer gebeurt.'
Fouten volgens vertrokken wethouder
'Een tweetal besluiten had de raad moeten kunnen nemen. Eind 2018 had aan de raad van Winsum voorgelegd moeten worden dat de gemeente de realisatie en verhuur van de gemeenschappelijke ruimtes op zich nam in plaats van het verzorgingstehuis. Daarna had de gemeenteraad van Het Hogeland iets moeten kunnen vinden van het definitieve ontwerp met de geraamde kosten', zegt Blok. Voor hem komen de meeste conclusies van het onderzoeksbureau niet als een verrassing.
Risico's beschrijven
De projectorganisatie was ook ingewikkeld, stelt Ecorys. Er waren diverse overleggroepen waarbij onderlinge communicatie soms verwarrend en verstorend was.
Een andere aanbeveling is, dat na elke fase een project beter in kaart moet worden gebracht in zogeheten fasedocumenten. Dat bevat een plan van aanpak, de verwachte kosten en tijdsplanning voor de volgende fase. Hierbij moet ook actuele risico analyses komen, met een complete investerings- en exploitatiebegroting. Deze kunnen dan ook naar de raad.
'Die gaan we verplicht stellen binnen alle grote projecten. De raad moet ook die begroting zien. We willen niet dat we nog een keer voor grote onverwachte kosten komen te staan. Laten we daar duidelijk over zijn', zegt Rutgers.
Waarom de organisatie rondom dit grote project niet goed was kan Rutgers niet eenduidig beantwoorden. ‘De herindeling zou er mee te maken kunnen hebben. Dat was een zware bestuurlijke opgave voor de organisatie.’ De wethouder benadrukt nogmaals dat ze blij is dat de onderzoekers met oplossingen zijn gekomen.
Als laatste geeft Ecorys het advies dat er een communicatieadviseur moet komen die gekoppeld is aan het grote project. Dat zou zowel de interne communicatie als de externe communicatie ten goede komen.
'Het is een heel helder beeld dat Ecorys schetst. Regie op de projecten moet inderdaad heel goed geborgd zijn. Het besturen van grote projecten moet beter. Alle adviezen nemen wij over en voeren wij nu breed door, ook bij andere projecten. Sommigen zijn al doorgevoerd', zegt Rutgers. Verder komt het college nog met een plan richting de gemeenteraad over de aanpak van grote projecten en hoe de informatievoorziening aan de raad verbeterd wordt.
Geheime informatie
Ecorys heeft al eerder onderzoek gedaan naar de Tirrel. In oktober is de haalbaarheid van het bouwproject onderzocht door het onderzoeksbureau in opdracht van het college. Toen is vooral gekeken naar de cijfers. De conclusie was dat het project op het eerste oog met de extra nodige miljoenen haalbaar was. Het bureau kon geen waterdicht advies uitbrengen, omdat het onderzoek in een korte tijd gedaan moest worden.
Uit dit eerdere onderzoek kwam een aantal aanbevelingen die het college heeft overgenomen. Zo moest de post onvoorzien groter en moest er iemand aangesteld worden die het proces beter kon begeleiden. Het college besloot na het onderzoek door te gaan met het project.
Het onderzoeksrapport is nooit openbaar gemaakt. Ook nadat RTV Noord een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) deed, bleef de informatie geheim. Volgens de gemeente bevat het rapport bedrijfsmatige informatie die niet openbaar gemaakt kan worden in verband met toekomstige onderhandelingen van de gemeente met externe partijen.
Een verzoek om de niet-bedrijfsgevoelige informatie van het rapport openbaar te maken, is ook niet ingewilligd.
Wel openbaar
Het huidige onderzoek, dat bestaat uit twee rapporten, wordt wel openbaar gemaakt. 'Wij willen informatie die ons en anderen financieel kan schaden niet delen. Deze nieuwe rapporten worden wel openbaar. Die transparantie vinden we belangrijk', zegt Rutgers tot slot.
De Hogelandster politiek bespreekt binnenkort de uitkomsten. Partijen mogen er dan nog iets van vinden en kunnen ook nog zelf met aanbevelingen komen voor het college naar aanleiding van de rapporten.
