Hoe gemeenten met geheime documenten omgaan

Alle Nederlandse gemeenten – op een enkele kleine na – maken afspraken in het geheim. Dat mag, en soms moet het zelfs. Het doel van het Gemeentegeheimen onderzoek was om erachter te komen of deze geheimhouding volgens de wettelijke regels wordt toegepast en of de toepassing voldoende controleerbaar is voor raadsleden, betrokken burgers en journalisten.

Het onderzoek is medegefinancierd door het Fonds Bijzondere Journalistieke Projecten. Met een zogeheten Wob-verzoek (Wet openbaarheid bestuur) zijn alle gemeenten in Nederland gevraagd om over 2018, 2019 en 2020 inzicht te geven in welke documenten geheim zijn verklaard en hoe het proces tot geheimverklaring tot stand is gekomen. Daar hebben lang niet alle gemeenten op gereageerd.

De hoofdconclusie is dat er bij de helft van de 101 gemeenten die hebben gereageerd geen beleid is gemaakt op de geheimhouding van documenten. In welke gevallen er geheimhouding nodig is en hoe dat moet worden toegepast bijvoorbeeld. Bovendien worden vaak gehele documenten en soms hele dossiers geheim verklaard, terwijl de geheimhouding zich in principe op slechts een bijlage kan richten.

In Groningen zijn er tot nu toe vier gemeenten geweest die een inhoudelijk antwoord hebben gegeven op ons verzoek om informatie. Het gaat om Westerkwartier, Veendam, Stadskanaal en Westerwolde. Andere Groningse gemeenten is ook om informatie gevraagd, maar hebben (nog) niets gestuurd.

De oogst tot nu toe laat zien dat er bij die gemeenten niet standaard een overzicht is waarop staat hoeveel documenten er geheim zijn en wat de reden van die geheimhouding is. Dat is een beeld dat ook opdoemt bij driekwart van de 101 gemeenten, bijvoorbeeld in Westerwolde.

In de gemeente Stadskanaal is in 2018 besloten om aan de gemeenteraad geheimhouding op te leggen waar het gaat om documenten die gaan over een voorbereidingsbesluit rondom het asielzoekerscentrum in Musselkanaal. De gemeente Westerkwartier heeft op verzoek een lijst gemaakt waarin te zien is op welk momenten tot geheimhouding is besloten. Het gaat om onder meer financiële regelingen rondom schulden en leningen, meerdere kort gedingen en over verschillende ruimtelijke projecten.

De gemeente Veendam heeft bij de overdracht van de archieven van de toenmalige gemeenten Veendam en Wildervank op een aantal dossiers beperking van openbaarheid opgelegd, waarbij expliciet wordt aangegeven dat het niet gaat om geheime documenten.

Geheimhouding is soms heel belangrijk, denk aan een aanbesteding door de gemeente waarbij het gemeentelijke budget niet bekend mag worden: inschrijvers op de aanbesteding zouden daar anders misbruik van kunnen maken en een hogere prijs kunnen bedingen. Door geheimhouding op te leggen bij het delen van documenten met de raad of individuele raadsleden, zoals het budget voor een aanbesteding, kunnen burgemeester en wethouders de raad informeren en kan de raad het college over de inhoud bevragen, waardoor de controlerende macht haar werk kan doen.

Maar tijdens raadsvergaderingen komen ook allerlei onderwerpen voorbij waarbij raadsleden niet over de benodigde kennis beschikken. Raadsleden zijn dan afhankelijk van derden: de achterban, externe adviseurs maar ook de burgemeester en wethouders zelf. Als stukken geheim zijn en zeker als dit zonder motivering wordt medegedeeld in plaats van besproken, dan is informatie inwinnen niet mogelijk en worden raadsleden monddood gemaakt.

Solke Munneke, hoogleraar Staatsrecht van de Rijksuniversiteit Groningen, die naar het landelijke beeld van de huidige resultaten van het Gemeentegeheimen-onderzoek heeft gekeken, onderstreept het belang van openbaarheid in een democratische rechtsstaat: 'De gemeente moet terughoudend zijn met het opleggen van geheimhouding, want bij misbruik vervalt ook de acceptatie van de geheimhouding. Dat leidt tot ergernis, lekken en anonieme bronnen. En dan beland je in een cultuur waar je niet in wilt zitten. Openbaarheid is de hoofdregel en dat mag je als burger dan ook verwachten.'

De landelijke uitkomsten van het Gemeentegeheimen onderzoek komen overeen met wat Munneke voorbij ziet komen: 'Er is geen wettelijke verplichting om aan te geven hoe lang iets geheim moet blijven. Over de duur van de geheimhouding wordt dan ook van tevoren vaak niks gezegd. Maar opheffen vindt niet of nauwelijks plaats. Op den duur vergeet iedereen het geheim verklaarde document.'

Munneke geeft aan dat er in de praktijk bij gemeenteraadsleden veel onduidelijkheid is over hoe geheimhouding in de praktijk moet plaatsvinden. 'Het motiveren van geheimhoudingsbesluiten is wel wettelijk verplicht, maar gaat vaak erg beknopt. Dan wordt er wel een grond genoemd, maar dat is niet hetzelfde als een motivering. Terwijl veel gemeentebesturen menen dat ze de beslissing daarmee wel gemotiveerd hebben', aldus Munneke.

Of en hoe bovenstaande concreet kan worden gemaakt voor Groningse gemeenten wordt bij RTV Noord nog verder onderzocht.

Uiteraard kun je ons daarbij helpen. Want misschien heb jij ook wel informatie die ons verder kan helpen. Klik op de gemeenten Stadskanaal, Veendam, Westerkwartier en Westerwolde voor de resultaten van de Wob-procedures. Heb je naar aanleiding van deze documenten informatie of een tip? Mail naar eminnema@rtvnoord.nl of meld je bij één van onze gebiedsverslaggevers. Dat kan natuurlijk ook als je informatie hebt over de andere gemeenten in onze provincie.