Eerste digitale archief overgebracht naar e-depot Groninger Archieven

Combinatie oude (1637) en nieuwe (2013) bekendmaking
Combinatie oude (1637) en nieuwe (2013) bekendmaking © Groninger Archieven (2188-20 en 3205-3666027)
Het eerste digitale archief van de gemeente Groningen is overgebracht naar de Groninger Archieven. Het gaat om het archief van de Concernbekendmakingen uit de periode 2012-2015.
De opslag van het eerste digitale archief is volgens de organisaties 'een belangrijke stap voor het structureel en duurzaam beheer van digitale archiefstukken'.

De opslag van archiefstukken

Fysiek archiefmateriaal in de vorm van documenten, afbeeldingen en films wordt al decennialang opgeslagen in speciaal ontworpen ruimtes. Deze depots hebben de juiste luchtvochtigheid en temperatuur om het materiaal te bewaren, zodat het over 100 jaar (en langer) nog steeds in te zien is. Voor digitaal archiefmateriaal zijn andere omstandigheden nodig. Hiervoor heeft Groninger Archieven een elektronisch depot aangeschaft en ingericht: het e-depot.
Voordat een archiefstuk op de digitale plank van dit e-depot kan worden gezet, moet het aan bepaalde voorwaarden voldoen. Het bestandsformaat waarin het archiefstuk is opgeslagen, is bijvoorbeeld van belang, net als de beschrijvende gegevens die nodig zijn om het stuk terug te kunnen vinden en te kunnen begrijpen.
De afgelopen jaren hebben de gemeente Groningen en de Groninger Archieven gezamenlijk onderzocht en uitgewerkt welke voorwaarden er precies nodig zijn om een stuk op te nemen in het e-depot. Met de opname van de Concernbekendmakingen is deze fase afgerond en worden meer digitale archieven overgedragen van de gemeente naar de Groninger Archieven.

Concernbekendmakingen

Bekendmakingen zijn volgens de Groninger Archieven een belangrijk communicatiemiddel voor gemeentes om hun burgers te informeren over de zaken die voor hen belangrijk zijn. Bijvoorbeeld over besluiten van het college van burgemeester en wethouders, algemeen bindende voorschriften en beleidsregels. Onderwerpen die aan bod komen, zijn onder meer wijzigingen aan de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), tijdelijke regels voor evenementen en het vaststellen van tarieven voor de gemeentelijke dienstverlening. Sinds 2012 publiceert de gemeente deze bekendmakingen online. Voor die tijd werden ze voornamelijk afgedrukt in (regionale) kranten.
De bekendmakingen die nu als pdf-bestanden naar het e-depot van de Groninger Archieven zijn overgebracht, zijn een aanvulling op oudere bekendmakingen die de Groninger Archieven van de gemeente beheert. Denk hierbij aan de plakkaten en ordonnanties van het stadsbestuur, die teruggaan tot 1565. Deze werden in de stad opgehangen of uitgedeeld zodat burgers – voor zover ze konden lezen – er kennis van konden nemen. Recentere voorbeelden zijn de ‘Bekanntmachungen’, de aanplakbiljetten die de Duitse bezetter tijdens de Tweede Wereldoorlog liet ophangen.
Met de overbrenging van het eerste digitale archief is volgens de Groninger Archieven 'dus niet alleen een nieuw tijdperk aangebroken, maar wordt tegelijkertijd een eeuwenoude traditie voortgezet'.
De opslag van digitale archiefstukken bij de Groninger Archieven is momenteel alleen beschikbaar voor overheidsinstellingen. Voordat particuliere archiefvormers, zoals verenigingen en stichtingen, gebruik kunnen maken van deze dienst, zullen de Groninger Archieven hiervoor aparte voorwaarden opstellen.